Vacatures

Bestuurs Secretaris 

De functie:

Als secretaris ben je onderdeel van het dagelijkse bestuur van de vereniging, samen met de voorzitter en de penningmeester en ben je als spin in het web betrokken met de communicatie van de vereniging. De secretaris notuleert de bestuursvergaderingen met de hieruit voortkomende actie- en besluitenlijsten. Samen met de voorzitter stelt de secretaris de agenda op voor vergaderingen en verstuurt de stukken voorafgaand aan de vergaderingen aan de deelnemers. De secretaris is het eerste aanspreekpunt voor externe partijen en verzorgt de correspondentie, in goed overleg, maar namens het bestuur. 

Taken & verantwoordelijkheden 

• Verzorgt de in- en externe communicatie van de vereniging en is daarmee het eerste aanspreekpunt van de vereniging voor externen (zoals de sportbond, gemeente, andere verenigingen, etc.)
• Het bijhouden van specifieke emailboxen van de vereniging en het beantwoorden van informatieverzoeken
• Het notuleren van (bestuurs-)vergaderingen, inclusief een actie- & besluitenlijst
• Het in ontvangst nemen van notulen van commissievergaderingen
• Het (digitaal) bewaren van notulen, actie- & besluitenlijsten, van zowel het bestuur als diens commissies
• Het bijeenroepen van vergaderingen
• Het bekendmaken van veranderingen of aanvullingen van het huishoudelijk regelement en/of de statuten
• Zorgt voor naleving van de regeling omtrent bescherming van persoonsgegevens (zoals AVG)
• Houdt de ledenlijst bij en houdt deze actueel bij de sportbond
• Plant in goed overleg met Lugdunum en de Gemeente Leiden het gebruik van het veld
• Stelt de jaarplanning op voor de vereniging, zoals trainingen, wedstrijden en evenementen, en houdt deze actueel
• Het mede organiseren van de inname, uitlevering en voorraadbeheer van de tenues die de vereniging verhuurt, in goede samenwerking met vrijwilligers

Profiel / competenties

• Communicatief vaardig en prettig in de omgang
• Accuraat
• Is via telefoon en e-mail goed bereikbaar
• Representatief
• Ordelijk, georganiseerd en gestructureerd kunnen werken
• Oog voor detail zonder de hoofdlijnen uit het zicht te verliezen
• Integere en verantwoordelijke persoonlijkheid
• Goed samenwerken, plannen en organiseren
• Beschikbaar voor de lange termijn

Clubhuis Coördinator 

Ben jij gastvrij, georganiseerd en houd je van een gezellige sportieve sfeer? Onze kleine, maar hechte honkbalvereniging is op zoek naar een Clubhuis coördinator die als vrijwilliger zorgt voor een gastvrije kantine voor onze leden en bezoekers.

Wat ga je doen?

Als Clubhuis coördinator ben je een belangrijk onderdeel van onze vereniging en verantwoordelijk voor:

• Het plannen en coördineren van de kantinediensten (vrijwilligers).
• Het beheren van de voorraad (dranken, snacks en andere benodigdheden), en inkoop in overleg met penningmeester.
• Zorgen voor een nette en aantrekkelijke presentatie van de kantine.
• Toezien op hygiëne- en veiligheidsvoorschriften (HACCP).
• Het schoon en netjes houden van de kantine en keukenfaciliteiten.
• Het instrueren en begeleiden van vrijwilligers tijdens kantinediensten.
• Het organiseren van een gezellige kantine tijdens toernooien, wedstrijden of evenementen.

Wie ben jij?

• Gastvrij en sociaal is.
• Het leuk vindt om een spilfunctie te hebben binnen de vereniging.
• Organisatorisch sterk is en goed kan samenwerken.
• Beschikbaar is in het weekend en/of op avonden tijdens wedstrijden en activiteiten.
• Affiniteit heeft met sport en betrokken wil zijn bij de vereniging. 

Wat bieden wij?

• Een gezellige en betrokken omgeving waar je deel uitmaakt van een warm team vrijwilligers.
• Waardering en dankbaarheid vanuit onze leden en bezoekers.
• Ruimte voor eigen ideeën en initiatief.
• De kans om bij te dragen aan de groei en sfeer van onze vereniging.

Let op: Deze functie is op vrijwillige basis.

Facilitair Coördinator

Functieomschrijving:

De Facilitair Coördinator zorgt ervoor dat het veld, het clubhuis en de materialen goed onderhouden blijven. Dit gebeurt in samenwerking met vrijwilligers en in overleg met het bestuur.

Taken:

• Coördineren en (laten) uitvoeren van klein onderhoud aan het veld en clubhuis.
• Organiseren van schoonmaak- en onderhoudsbeurten met vrijwilligers.
• Controleren of alles veilig en bruikbaar is voor wedstrijden en trainingen.
• Contact onderhouden met leveranciers en de gemeente bij grotere klussen.
• Zorgen dat materialen en gereedschappen op orde en beschikbaar zijn.
• Overleggen met het bestuur over benodigde verbeteringen en budgetten.

Profiel:

• Handig en praktisch ingesteld.
• Goed in organiseren en samenwerken met vrijwilligers.
• Betrokken bij de club en bereid om af en toe bij te springen.

Commissievoorzitter Werving & Ledenbehoud

De functie

Als Commissievoorzitter Werving en Ledenbehoud speel jij een cruciale rol in de groei en toekomst van onze vereniging. Jij zet je in om nieuwe leden aan te trekken én bestaande leden betrokken te houden. Dit doe je samen met een enthousiast team binnen de commissie.

Wat maakt deze rol zo leuk?

In deze rol krijg je de vrijheid om met creatieve ideeën te komen en nieuwe concepten te bedenken om onze club nog aantrekkelijker te maken. Of het nu gaat om innovatieve wervingsacties, het opzetten van samenwerkingen met scholen en bedrijven, of het organiseren van gave evenementen voor leden—jij hebt de kans om echt impact te maken! Je leert bovendien veel nieuwe mensen kennen, zowel binnen de vereniging als daarbuiten, en helpt mee om een gezellige, sportieve en groeiende clubcultuur te creëren.

Taken & verantwoordelijkheden 

• opstellen agenda en leiden van de vergaderingen
• zorg dragen voor de planning en voortgang van projecten en ondersteuning bieden waar nodig
• agenda hoofdlijnen bijhouden en waar nodig commissieleden aansturen/herinneren
• mail beantwoorden (eindverantwoordelijk) welke mail?
• Het ontwikkelen en uitvoeren van strategieën om nieuwe leden te werven (bijv. schoolclinics, open dagen, social media-acties).
• Contact onderhouden met scholen, sportinstanties en lokale partners.
• Het organiseren van activiteiten en evenementen om ledenbinding te versterken.
• Analyseren van ledenverloop en inspelen op verbeterpunten.
• Samenwerken met andere commissies en als aanspreekpunt fungeren richting het bestuur.
• Zorg dragen voor de planning en voortgang van projecten binnen de commissie, en Ondersteuning bieden waar nodig, zodat de commissie effectief blijft werken.
• De agenda en hoofdlijnen bijhouden en commissieleden waar nodig aansturen of herinneren aan afspraken.

Wie zoeken wij?

Je hebt affiniteit met honkbal/softbal en/of sportverenigingen.
Je bent communicatief sterk en vindt het leuk om mensen te enthousiasmeren.
Je bent een echte teamspeler, maar neemt ook graag het voortouw.
Je vindt het leuk om de verbindende factor te zijn tussen verschillende teams en commissies.
Ervaring met marketing, communicatie of ledenwerving is een pré, maar enthousiasme en inzet zijn het belangrijkst!

Wat bieden wij?

Een uitdagende vrijwilligersfunctie met veel vrijheid en ruimte voor eigen initiatieven.
Een kans om impact te maken op de groei en toekomst van onze vereniging.
Samenwerking met een gezellig en betrokken team.